Электрондық құжат айналымы жүйесі қалайша ақша үнемдейді және жасыл-желекті қоғайды
Құралай Ашимова
Обозреватель в ismet
Статья
0 комментариев
277
0 комментариев

2021 жылдың 1 маусымынан бастап «Қазақтелеком» АҚ корпоравтивті сату орталықтарында клиенттерге қағақсыз қызмет көрсетуді біртіндеп бастады. 1 жыл ішінде «Қазақтелеком» АҚ кеңселерінде кәсіпкерлер үшін шамамен 720 000 парақ қағаз басылатыны есептелген болатын. Бұл дегеніміз 97 ағашты құрту деген сөз.
Бас сарапшы Бауыржан Түменбаев ЭҚЖ –ның адамдарға, кәсіпорындарға және табиғатқа тигізетін пайдасы туралы егжей-тегжейлі әнгімеледі.

 

Электрондық құжат айналымы жүйесі дегеніміз не?

Бір мысал келтірейін. Бұрын біз ескі тәсілмен аяқталған жұмыс актісіне, мысалы, қойма меңгерушісі, бөлім меңгерушісі немесе басқа бір басшы мақұлдаған құжатқа қол қоятынбыз. Содан кейін бұл құжатты «Қазпочта арқылы бас кеңсеге немесе керісінше филиалға жіберуші едік. Сәйкесінше, логистикалық қызметтерге көп шығын жұмсалатын-ды. Енді компьютер текшесін небәрі бір-екі басып-ақ бұл жұмысты бітіруге болады. Құжатты кез келген редакторда жасайсыз және бірнеше басу арқылы сіз тиісті өзгерістер енгізе аласыз. Бұған ЭҚЖ көмегімен кәсіпорын басшысы қол қояды, ал ұлттық куәләндырушы орталығы электронды сандық қолтаңбаның жарамдылығын тексереді. Құжатқа қол қойылғаннан кейін, оның сілтемесі контрагенке немесе мердігерге электрондық пошта арқылы қол қоюға жіберіледі.

https://www.ismet.kz/ru/services/service-3768-sed

Электрондық құжат айналымы жүйесі не үшін қажет?

ЭҚЖ кәсіпорын ішіндегі процесстерді едәуір тиімді ету, айқын да ашық ету үшін қажет. Мысалы, 2020 жылы барлығы оффлайн жұмыс істеуге мәжбүр болды. Бұл жүйе арқылы құжаттарға қол қоюды, мақұлдауды жеңілдетіп қана қоймай, сонымен қатар кәсіпорынның үстеме шығындарын айтарлықтай азайтуға мүмкіндік берді. Басшы барлық процестерді мұқият қадағалай алады. Әр сатыда орындалған процестерді көре алады. Жеке кабинетте пайдаланушы, біріншіден, олардың барлық құжаттарын, олардың статусын, қолтаңбаларын және мердігердің келісімдерін көреді. Міне біз осындай құжат айналымын жасадық. Бұл – әртүрлі ұқсас ресуртардан іздемей-ақ, барлық қаржылық және басқа да құжаттарды, хаттарды бір жерден көруге мүмкіндік беретін ыңғайлы электронды мұрағат. Сонымен бірге жеке істерді жүргізу, қағаз карточкаларды жасау және оларды бір жерде сақтау қажет емес. Кәсіпорынның логистикалық қызметке, құжаттарды жіберуге және қабылдауға байланысты шығындары азаяды. Ең бастысы – деректерді сақтау қауіпсіздігі, оларды жылдам пайдалану, осы құжаттарды әр түрлі сүзгілер арқылы, жасалған күні арқылы іздеу және т.б.

Электрондық құжат айналымы жүйесі кімге керек?

ЭҚЖ, бірінші кезекте, негізгі сегментке – шағын және орта бизнеске қажет. Егер компанияда іс жүзінде CRM жүйесі жоқ болса, құжат айналымы ішкі процесс болып табылады, және олар ай сайын хаттар мен белгілі бір есептерді жіберіп отырады. ШОБ-тан басқа электрондық құжат айналымы жүйесі бірнеше филиалдары бар немесе әртүрлі қаржылық құжаттарды көп клиенттеріне жіберетін, бір-бірімен құжаттар алмасатын кәсіпорындардың кең желісі арқылы үлкен хат-хабар тарататын компанияларға өте қажет. Мысалы, бас кеңсенің бірнеше бөлімшелері бар дейік. Олардан барлық қажетті ақпараттарды жинайды, есеп дайындайды, сосын құжаттарды жоғары тұрған мемлекеттік органға жібереді және т.б. Бұл компаниялар, басқаларға қарағанда, тезірек жеңіске жетеді, нәтижеелі болады. Ондай компаниялар үстеме шығындардың азайғанын бірден сезеді. Шығындар азаяды, процестер жеңілдейді. 2020 жылы біз электрондық форматта 3,5 мыңнан астам өтініш жасадық. Компаниялар жұмыс істемей тұрған кезде 17000-нан астам келісімшарттар жасалды.  «Қазақтелеком» АҚ-да енгізілген электрондық құжат айналымы жүйесі арқасында 700 миллион теңге ақшаны үнемдеуге, шығындарды төмендетуге (шамамен 1,6 миллион АҚШ доллары) мүмкіндік туды. Кез келген компания дәл осылай шығындарын азайтай алады. Құжатты принтермен басып шығару шамамен 15-18 теңге тұрады. Сіз бірден қағаз бен баспаға үнемдейсіз. Енді осы құжатты пошта арқылы жібересіз. Ең арзан тариф – 200 тенге. Осылайша сіз қағаз құжаттан 218 теңге үнемдей аласыз. Бұл тек бір құжат қана. Ал енді былай есептеп көріңіз: айдың соңында аяқталған жұмыс актілерін қалыптастыру керек. Сізде, мысалы, шот-фактурамен толтырылған 3000 клиент бар делік. Айдың соңында осы 3000 клиентке жіберілуі тиіс құжаттарды басып шығару керек, оларды бас бухгалтерге тапсыру керек. Ол қол қойған соң құжатты бір тексеріп, басшы қол қою қажет. Сосын пошта арқылы әрбір клиентке жіберу керек. Қаншама уақыт, қаншама шығын кетеді десейші. Енді мұның бәрі тек бір ғана «құрастыру» батырмасымен жасалынады. Екі рет тексерудің қажеті жоқ, өйткені барлық деректер автоматты түрде жүйеге тартылады. Сіз тек бір рет басу арқылы барлық 3000 құжатқа бірден қол қоясыз. 

Компанияда электрондық құжат айналымы жүйесі жоқ делік. Не істеу керек?

Бұл жағдайда ең оңай нұсқаулық – ISMET.KZ сайтына кіріп, өз компанияңызды тіркеп, ЭҚЖ-сін қолдануыңызға болады. Яғни, тіркелгеннен кейін және компанияңызға ЭСҚ бекіткен соң жеке кабинетіңізге түскен құжатты көре аласыз. Сіз ол құжатты оқуыңызға немесе одан бас тартуыңызға, немесе 1-2 шерту арқылы қол қоюыңызға болады. Егер құжатты өзіңіз жасайтын болсаңыз, онда «жаңа құжат» бөліміне өтіңіз, сосын құжатты өзіңіз құрастырасыз. Сіз барлық керек құжаттарыңыздың үлгісін мәтіндік редактор арқылы алдын-ала жасай аласыз. Қажетті құжатты таңдап, толтырып, оны контрагентіңізге жібере аласыз. Қажет болған жағдайда, күрделі құжаттар, ірі келісімшарттар болған кезде және басқа процесті болдырмау үшін -  осы келісімшартты толтыру, контрагенттен тауарлар, қызметтер, ұсынылған қаржылық  деректер жайлы мәліметтер алу – біз бұл процесті тапсырыс берушінің ақпараттық жүйелерімен біріктіре аламыз. Ол автоматты түрде осы жүйелерден барлық қажетті мәліметтерді шығарады және ол үшін тек «құжат құрастыру» бастырмасын басу керек. Контрагенттің БСН нөмірін енгізіп, осыдан кейін құжатты жібересіз.

Бұл жүйенің компанияның ішкі құжат айналымы жүйесінен айырмашылығы неде?

Ия, көптеген компаниялар ішкі электрондық құжат айналымы жүйесін енгізіп жатыр. Олар әртүрлі бағдарламаларды қолдана отырып, компания ішіндегі құжаттарды келісіп мақұлдауға мүмкіндік береді. Бірақ ЭСҚ арқылы расталмайды. Яғни, кез келген құқықтық даулы мәселелер туындаған жағдайда, дәлелдеу киынға соғады. Ұлттық куәләндыру орталығы берген ЭСҚ ғана заңды боп есептеледі. Сондықтан өздерінің бизнес процестеріне сүйене отырып, барлық қызметкерлер бір-бірін танитын болса, әр түрлі құжаттар компания ішінде бекітіледі, келісіледі, қол қойылады, алмасады. Осы жағдайда ішкі электрондық құжат айналымын сыртқыдан ажырата білу керек. Ал егер қызмет көрсету, сатылым сияқты процестерге сіз танымайтын контрагент енгізілсе, бұл жағдайда контарагентті ЭСҚ-мен анықтау үшін сыртқы құжат айналымы жүйесі қажет. ЭСҚ расталғаннан кейін оған құжаттарды жібересіз.

Қарапайм мәселелерде бүкіл кеңсені ЭҚЖ ауыстырудың қажеті жоқ. Сіз тек ЭСҚ арқылы қол қойылған дайын келісімшартты алу функциясын қолдана аласыз. Сіз электрондық поштаңызға, жеке кабинетіңізге осы құжат орналасқан сілтеме жіберіледі. Сілтемеге өтіп, тіркелесіз. Мұның бәрі ISMET.KZ сайтында.

Қазір жаппай вакцинация жүргізілуде, карантиндік шаралар әлсіреді, адамдар бұрынғыдай кеңседе жұмыс істеуде. Бұл жәйт ЭҚЖ-не деген қызығушылықты төмендетпей ме, оның пайдасын кемітпей ме?

Жақсы сұрақ қойдыңыз. Былтырғы көктемде, пандемияның шарықтап тұрған шағында, барлық кәсіпорындар мен қызмет көрсету орындары жабылған кезде, біз құжаттар мен өтініштер санының онлайн режимінде 8 есе артқанын көрдік. Біз де карантин бәсеңсігеннен кейін ЭҚЖ пайдаланушылар саны азайды деп ойладық. Алайда бұлай болмады. Көбісі біздің жүйенің артықшылықтарын пайдалануға дағдыланып алды. Өйткені ол жүйенің өте оңай және жеңіл екенін,  процестерді едәуір жеңілдететінін, оның тиімділігін түсінді және басып шығару, картридж, логистика және қоймада сақтау сияқты қызметтерге арналған шығындардың едәуір азаятынын анық көрді. Егер бұл жүйе өте ыңғалы болса, барлық жұмыстарды жақсы атқарса, неліктен қайтадан қағаз құжаттарға оралу керек? Тағы қосатыным, электрондық құжат айналымы жүйесі табиғатты сақтауға көмектеседі, сонымен қатар құнды табиғи ресуртстардың жетіспеушілігімен күреседі. «Қазақтелеком» АҚ-ын мысалға келтірсек, оның кеңселерінде 700 мыңнан астам қағаз құжаттар басылады екен. Бұл 100 тірі ағашқа тең келеді. Міне, пайдасы қайда жатыр.

https://www.ismet.kz/ru/services/service-3768-sed

Құжаттарға қол қоюға кім құқылы? Тек компания басшылары ма? Немесе осы айналымға қатысатын компания қызметкерлерінде ЭСҚ болуы шарт па?

ЭСҚ заңды тұлғаға беріледі және бірден қол қоятын, келісім беретін адамдардың рөлдері анықталады. Егер бухгалтермен келісім болса, оның жеке ЭСҚ бар. Ол оған қол қояды, содан кейін оны бастыққа жібереді. Бастықтың да қол қоюшы рөлі бар. Яғни осы жағдайлардың барлығын ұлттық куәләндыру орталығында тексереміз. Мұнің бәрі компания ішіндегі  процестер қалай ұйымдастырылғанына байланысты. Біз келісімді электрондық қолтаңбасыз ұйымдастыра аламыз. Егер басшы мұнымен келісетін болса, оған сәйкестендіру, анықтап тану туралы мәліметтер беру жеткілікті: логин, құпиясөз. Кейде ЭСҚ-сыз-ақ келісілетін құжаттар болуы мүмкін. Бұл орайда біз оны «келісілді» деген бастырма арқылы жасай аламыз.  Яғни, оны икемді етіп жасауға, әр түрлі рөлдерді тағайындауға болады.

ЭҚЖ көмегімен бизнес процестерге бақылау жасап, олардың өсу қарқынын және сапасын біліп отыруға болады дейді. Сіздің ойыңыз?

Мен сізге «Қазақтелекомда» енгізілген электрондық құжат айналымы мысалында айтайын. Біріншіден, біз құжаттарды келісу, өзгерту және қол қою процестерін талдадық. Келісу процесінің әр кезеңінде осы құжаттарды бекіту және қарау үшін анықталған нормативтер бекітілді. Екіншіден, біз құжат айналымының статистикасы үшін жеке портал аштық. Бұл порталда белгілі бір уақыт аралығында әр түрлі форматтарда, веб-сайтта мерзімдер бойынша, басшылық бойынша,  құжаттар саны бойынша және осылармен байланысты кез келген мәліметтерді көре аласыз. Келісім алу – мақұлдау, одан бас тарту немесе «қаралуда» мәселесі. Әр кезеңде шотты жіберушінің де, оны алушының да жеке кабинеттерінде статус көрсетіледі. Айталық, біреуден белгілі бір себептермен құжат қабылданбады, тек бір жақты қол қойылған. Мұндай процестердің, құжаттардың барлығын жеке кабинеттен қарап отыруға болады.

Автоматтандыру тек қарапайым операцияларда болып тұр ғой. Дегенмен келісу, шешім қабылдау, контрагенттермен өзара әрекеттесудің белгілі бір процестеріне ену туралы мәселе ашық қалды. Бәрібір адамдар бір-біріне телефон шалып, кейбер жағдайларды алдын-ала қарастырулары керек.

Әрине, адами фактор деген бар. Дегенмен, мәліметтер автоматты түрде ақпараттық жүйелерден алынады, құжаттарды толтыру кезінде қателіктер болмайды. Мысалы, сіз контрагенттің мәліметтерін, оның төлем деректемелерін қолмен толтырдыңыз делік. 11 санға келгенде бір қателік жіберіп қойдыңыз. Сөйтіп сіздің ақшаңыз басқа жерге кетті дей беріңіз!

Қай салада ЭҚЖ енгізудің қажеттілігі жоғары деп санайсыз?

Мен қызмет саласы мен кәсіп аясын бөліп-жарып айтпас едім. Кез келген салада қаржылық құжаттар болады. Құжаттарға қол қою, келісім жасау, актілерді толтыру сияқты автоматтандырылған процестер барлық компанияларда, барлық салаларда бар. Бухгалтерлер есеп шот жүргізгенде, ЭҚЖ олардың жұмысын жеңілдететіні анық.

Әдетте, құжаттарға ресми түрде қойылатын елтаңбалы мөр туралы не айтасыз? Оның керегі болмай қалды ма сонда?

 Жоқ, ол керек емес. Заңға сәйкес, ЭСҚ қағаз құжатқа қойылатын елтаңба мөріне теңестірілген. 

Нарық аясында сіздің ЭҚЖ-ңіз басқалардан айырмашылығы қандай?

  1. Біз ұлттық куәләндыру орталығымен тығыз байланыстамыз және құжатта қойылған ЭСҚ заңдылығын, мерзімінің аяқталғандығын әр тразакция кезінде тексеріп отырамыз.
  2. Бұл құжаттар сенімді жерде сақталады, қорғалады. Олардың барлығы Павлодар қаласындағы деректерді өңдеу орталығында сақталған және қауіпсіздік деңгейіне сәйкес тиісті сертификаттары бар.
  3. Нарықта біздің баға - қол жетімді.

Кезінде адам өз қолымен атқаратын және тек адамға байланысты болатын қандай жұмыстар қазір СҚЖ көмегімен автоматтандырылады?

Пандемия кезінде адамдар сандық жүйеге көшу қажеттілігін түсінді. Түсінікті болу үшін, сізбен бір тізбектен өтейік. Мысалы, белгілі бір қызметке тапсырыс беру. Абонент қызмет көрсету желісіне келіп, қызмет алу үшін өтініш жазады, қолын қояды. Әрі қарай оператор оның өтінішін қабылдап, қағазға түскен барлық мәліметтерді жүйеге енгізеді. Осыдан кейін әр түрлі техникалық, қаржылық қызметтермен «қағақ жүзінде» келісімшарт жасалады. Бұл жағдайда абонент орындалу статусын көре алмайды. Оны білу үшін сол компанияның байланыс орталығына қоңырау шалып, сұрайды Содан кейін қызмет ұсынудың техникалық мүмкіндігі тексеріліп, қарастырылады. Оператор абонентпен екінші рет байланысқа шығып, «сіздің техникалық мүмкіндігіңіз бар ма, жоқ па немесе балама схемалар мүмкіндігі бар ма» - соны растайды. Техникалық мүмкіндіктерді іздеу нәтижелері бойынша абоненттің келісімін алғаннан кейін келісімшарт жасалады, яғни, абонент қызмет көрсету желісіне шақырылады, басып шығарылған қағаз құжатқа – келісімшартқа - екі жақ тарапынан қол қойылады. Мен тіпті ішкі келісу процестері жайлы айтпай-ақ қояйын. Абонетпен келісімге келгеннен кейін келісімшарт, өтініш және т.б. құжаттар сақтау қоймасына жіберіледі. Ол жерде әр абонентке арнап картотека жүргізіледі, құжаттардың барлығы мұқабаға тігіледі. Айталық, абонент бір күні компанияға келіп: «Сіздер маған басқа қызмет көрсеттіңіздер» - деп байбалам салады. Енді сол құжатты компания қызметкерлері иттей боп, іздейді. Ол құжаттарды тезірек табу керек. Қоймаға барып, картотеканы ақтарып, мұқабаны іздеп дегендей.

Енді сізге екінші нұсқаны ұсынайын. Мысалы, оператор абоненттің нөмірі арқылы компьютерден құжаттарын бірден табады. Ол құжаттардың бүкіл жасалу тарихын көреді. Барлық қажетті құжаттарды электронды форматта жинаған өте ыңғайлы. Абонетке осы құжаттарды фотоға түсіріп, бірден телефонына жібере алады. Сонымен қатар абонент жеке кабинетінде әр жұмыстың орындалу процестерін бақылай алады. Келісімшарттың электрондық түрін оқи алады.

Бұл қолданбалы бағдарламаны кім ойлап шығарды және бұл өнім қаншалықты сұранысқа ие?

Бқл өнімді «Қазақтелекомдағы» біздің мамандар толық әзірлеген. Бір қарағанда, ЭҚЖ аясы тек ірі компаниялармен шектелетін сияқты. Бұл олай емес, өйткені айына бір рет болсын құжат жіберетін кез келген фирма үшін де шығын азаяды және олардың жұмыстары тиімдірек болады. Жүйеге тіпті тапсырыс берушінің жүйелерімен байланыстырылмай-ақ кіруге болады, және тез тіркелуге мүмкіндік алуға болады. Тек құжатты жасап, бірден жіберсеңіз болғаны. Поштаға немесе басқа логистикалық компанияларға ат терлетіп барудың қажеті жоқ. Сіз өзіңіздің фирмаңызды сайтта тіркеп, 5 құжатты мысал ретінде тегін жасап көресіз – ақысыз тестілеу, құжатты жіберу, екі жақты құжаттарға қол қою. Кейін өзіңіз шешім қабылдайсыз. Біздің тарифтеріміз өте тиімді, бағасы ай сайын жіберілетін құжаттар санына байланысты және барлық жағдайларға сай қарастырылған.  

Сіздерді электрондық құжат айналымы жүйесін тестілеуге шақырамын. Ол мүлде қиын емес. Алдын-ала өз құжаттарыңыздың үлгісін жасап аласыз немесе дайын үлгіні пайдалана аласыз.   

Қазіргі таңда ЭҚЖ қанша тұрады?

Барлығы жіберілетін құжаттар санына байланысты. Бір құжат үшін 60-70 тенге төлейсіз.

Айталық, компания бұл қызметті сізге тапсыруға шешім қабылдады. Келесі қадам қандай болмақ?

Мен дереу ISMET.KZ сайтына кіріп, ЭҚЖ тіркелуді ұсынар едім. Бұл қызметтің ерекшіліктерін шынымен байқап көріңіз. Былайша айтқанда, ұстап, сезіп көріңіз. Бұл қызметке сәйкес карта бар. Сіз сол жерде өтініш қалдырасыз. Менеджер сізге қайта қоңырау шалады, барлық жасайтын қадамдарыңызды егжей-тегжейлі түсіндіреді. Жүйелерді біріктіру мүмкіндіктерін, әр түрлі нюанстарды сізбен талқылайды. Тапсырыс берушінің техникалық талаптарына сәйкес, қажет болған жағдайда, тиісті интеграция жасаймыз. Бірақ интеграциясыз да тіркеліп, қызметті пайдалана аласыз. Қысқаша айтқанда: сайтқа кір, тіркел, пайдалан! 

Поделиться этой новостью:
Комментарии
Авторизируйтесь, чтобы можно было оставлять комментарии