Пока государство активно продвигает цифровизацию, тысячи казахстанских компаний продолжают жить по сценарию из начала 2000-х. Договоры сотрудники распечатывают, сканируют и отправляют курьером. Подписи ставятся вручную. Архивы растут. Бумажный документооборот вроде бы работает. Но он же и тормозит бизнес. Разбираемся, почему.
Почему бизнесу стоит отказаться от бумаги
Документы оформляются быстрее
Сотрудники могут оперативно отправлять, согласовывать и подписывать документы онлайн. Не нужно тратить время на распечатку, ожидание подписи или курьерскую доставку.
Снижаются постоянные расходы
Печать, бумага, папки, принтеры, доставка, хранение — всё это съедает бюджет. По расчётам, один бумажный документ обходится в 300–600 ₸, особенно если учитывать курьерские расходы. Электронный вариант стоит в 2–3 раза дешевле. На объёмах в десятки и сотни документов разница становится ощутимой.
Можно работать из любой точки
Электронный документооборот не требует физического присутствия в офисе. Все действия с документами можно выполнять с ноутбука или телефона — особенно важно для бизнеса, работающего между городами.
Легче контролировать процессы
Легко найти любой документ, просто введя название или ключевые слова. Система позволяет фильтровать и сортировать документы по дате, статусу или типу, что упрощает работу с большими объёмами и помогает быстро найти нужную информацию. Документы не теряются, не перепутываются и всегда доступны в архиве.
Юридическая сила сохраняется
В Казахстане электронная цифровая подпись (ЭЦП) приравнена к обычной подписи. Документы с ЭЦП имеют ту же силу, что и бумажные оригиналы.
С чего начать переход на электронный документооборот
Выберите сервис для работы с документами онлайн
Это может быть простая платформа, где можно загружать, отправлять и подписывать файлы через браузер. Устанавливать программы или покупать дополнительное оборудование не нужно.
фыва
Начинайте с отдельных документов
Не обязательно переводить весь документооборот сразу. Выберите один тип документов, с которым работаете чаще всего. Например, начните с актов или счётов — тех, что регулярно передаются между вами и контрагентами. Это даст возможность протестировать систему и показать команде, как всё устроено.
Работайте параллельно с бумагой
Переход можно сделать поэтапным. Пока вы привыкаете, можно сохранять бумажные дубликаты. Со временем, когда убедитесь, что документы доходят, подписываются и хранятся без сбоев — от бумаги будет проще отказаться.
Команда быстро привыкает
Современные интерфейсы интуитивно понятны — особенно для тех, кто уже работает с почтой, мессенджерами или другими онлайн-сервисами. Если кто‑то сталкивается с трудностями, всегда есть поддержка. Обычно полный переход занимает 1–2 недели, и дальше сотрудники уже сами не захотят возвращаться к старому формату.
Почему не стоит бояться изменений
«Это дорого»
На деле — нет. Начать можно бесплатно: многие сервисы предлагают тестовый период или тариф с базовыми функциями без оплаты. А когда начнёте работать, поймёте, что экономия на бумаге, печати, доставке и времени сотрудников быстро покрывает любые расходы. Экономия очевидна даже при небольших объёмах.
«Партнёры не готовы»
Электронную подпись в Казахстане имеет большинство компаний — она нужна для подачи налоговой отчётности и работы с государственными порталами. По данным НИТ (Национальные информационные технологии), только физических лиц с ЭЦП — более 11 млн, а юридических — около 700 тыс. Поэтому ваши партнёры скорее всего уже работают с электронными документами, просто не всегда предлагают это первыми.
«Нужен оригинал»
Согласно Закону Республики Казахстан от 7 января 2003 года № 370–II «Об электронной цифровой подписи», документ с ЭЦП имеет ту же юридическую силу, что и бумажный оригинал с подписью и печатью. Электронные документы принимаются судами, налоговыми органами, банками и другими организациями.
Честный итог
Электронный документооборот — не модное словосочетание, а реальный инструмент, который снимает повседневную головную боль. Он не требует долгих внедрений, не требует менять бизнес-модель, не требует особой подготовки.
Вы просто переходите на другой способ работы с теми же документами. Только быстрее, удобнее и без кучи посредников. Для малого и среднего бизнеса в Казахстане это шанс не усложнять процессы, а упростить их. Именно поэтому всё больше компаний уходят от бумаги не потому что «так надо», а потому что по‑другому уже неэффективно.
