Мемлекет цифрландыруды белсенді түрде дамытып жатқанымен, Қазақстандағы мыңдаған компания әлі де 2000-жылдардың басындағы сценариймен жұмыс істеп жүр. Қызметкерлер келісімшарттарды басып шығарып, сканерлеп, курьер арқылы жібереді. Қолмен қол қойылады. Архивтер үлкейіп жатыр. Қағаз құжат айналымы сырттай қарағанда жұмыс істеп тұрған сияқты. Бірақ дәл осы тәсіл бизнестің дамуын тежейді. Неліктен екенін түсіндіреміз.
Неліктен бизнес қағаздан бас тартуы тиіс
Құжаттарды рәсімдеу жылдамдайды
Қызметкерлер құжаттарды онлайн режимінде тез жіберіп, келісімге келіп, қол қоя алады. Қағазды басып шығару, қол қоюды күту немесе курьерлік жеткізу үшін уақытты жоғалту қажет емес.
Үздіксіз шығындар азаяды
Басып шығару, қағаз, қалталар, принтерлер, жеткізу, сақтау — бұның бәрі бюджетті жұтады. Есептеулер бойынша, бір қағаз құжат 300-600 ₸ аралығында шығын келтіреді, әсіресе курьерлік шығындарды ескергенде. Электронды нұсқа 2-3 есе арзан. Көптеген және жүздеген құжаттар көлемінде бұл айырмашылық айтарлықтай болады.
Қай жерден болса да жұмыс істеуге болады
Электронды құжат айналымы кеңседе физикалық түрде болуды талап етпейді. Құжаттармен барлық іс-әрекеттерді ноутбук немесе телефон арқылы орындауға болады — бұл әсіресе қалалар арасында жұмыс істейтін бизнес үшін маңызды.
Процестерді бақылау оңайырақ
Құжаттың атын немесе кілт сөздерді енгізу арқылы кез келген құжатты оңай табуға болады. Жүйе құжаттарды күнге, күйге немесе типке қарай сұрыптауға және фильтрация жасауға мүмкіндік береді, бұл үлкен көлемдегі құжаттармен жұмысты жеңілдетеді және қажетті ақпаратты тез табуға көмектеседі. Құжаттар жоғалмайды, шатасып кетпейді және архивте әрқашан қолжетімді болады.
Заңды күш сақталады
Қазақстанда электронды цифрлық қолтаңба (ЭЦҚ) кәдімгі қолтаңбамен теңестірілген. ЭЦҚ бар құжаттардың заңды күші қағаз нұсқаларымен бірдей.
Электронды құжат айналымына көшу үшін не істеу керек
Құжаттармен жұмыс істеуге арналған онлайн қызметті таңдаңыз
Бұл файлдарды жүктеу, жіберу және қол қою үшін браузер арқылы пайдалануға болатын қарапайым платформа болуы мүмкін. Бағдарламаларды орнату немесе қосымша жабдық сатып алу қажет емес. Ismet Docs сияқты қызметтер орнатуды, баптауды немесе барлық командаға оқыту жүргізуді талап етпейді. Тек тіркеліп, құжатты жүктеп, қол қойып, жіберсеңіз жеткілікті. Бірінші ретте-ақ бәрі түсінікті болады, тіпті ЭДО-мен бұрын ешқашан жұмыс істемеген болсаңыз да.
фыва
Бірнеше құжаттан бастаңыз
Барлық құжат айналымын бірден көшірудің қажеті жоқ. Көбірек жұмыс істейтін бір құжат түрін таңдаңыз. Мысалы, актілерден немесе шот-фактуралардан бастаңыз — олар сіз бен контрагенттеріңіз арасында үнемі алмасатын құжаттар. Бұл жүйені сынап көруге және командаға оның қалай жұмыс істейтінін көрсетуге мүмкіндік береді.
Қағазбен қатар жұмыс істеңіз
Көшу процесін кезең-кезеңмен жасауға болады. Әдеттеніп алғанша, қағаз нұсқаларын сақтауға болады. Уақыт өте келе, құжаттардың жетіп, қол қойылып, дұрыс сақталатынына көз жеткізгенде, қағаздан бас тарту оңай болады.
Команда тез үйренеді
Қазіргі заманғы интерфейстер интуитивті түрде түсінікті — әсіресе поштамен, мессенджерлермен немесе басқа онлайн-қызметтермен жұмыс істейтіндер үшін. Егер біреу қиындықтарға тап болса, әрдайым қолдау көрсетіледі. Әдетте толық көшу 1–2 аптаға созылады, одан кейін қызметкерлер ескі форматқа қайта оралғысы келмейді.
Неліктен өзгерістерден қорқудың қажеті жоқ
«Бұл қымбат»
Шын мәнінде — жоқ. Бастауға болады тегін: көптеген қызметтер тестілік кезеңді немесе негізгі функциялармен ақысыз тариф ұсынады. Ал жұмыс істей бастағаннан кейін, қағазға, басып шығаруға, жеткізуге және қызметкерлердің уақытына үнемдеу шығындарды тез арада жабатынын түсінесіз. Үнемдеу тіпті аз көлемде де айқын көрінеді.
«Серіктестер дайын емес»
Қазақстанда электронды қолтаңбаны көптеген компаниялар пайдаланады — ол салықтық есептілікті тапсыру және мемлекеттік порталдармен жұмыс істеу үшін қажет. НИТ (Ұлттық ақпараттық технологиялар) мәліметтері бойынша, ЭЦҚ-мен жеке тұлғалар — 11 млн-нан астам, ал заңды тұлғалар — шамамен 700 мың. Сондықтан сіздің серіктестеріңіз, ең алдымен, электронды құжаттармен жұмыс істейтін болуы мүмкін, бірақ бұл мүмкіндікті әрдайым бірінші болып ұсынбайды.
«Түпнұсқа қажет»
2003 жылғы 7 қаңтардағы Қазақстан Республикасының № 370-II «Электронды цифрлық қолтаңба туралы» Заңына сәйкес, ЭЦҚ бар құжаттың заңды күші қағаз нұсқасымен бірдей, ол қолтаңба мен мөрмен расталған. Электронды құжаттар соттар, салық органдары, банктер және басқа ұйымдар тарапынан қабылданады.
Шынайы қорытынды
Электронды құжат айналымы — бұл сәнді сөз тіркесі емес, күнделікті бас ауруын шешетін нақты құрал. Ол ұзақ уақыт бойы енгізуді, бизнес-модельді өзгерту немесе арнайы дайындықты қажет етпейді.
Сіз тек құжаттармен жұмыс істеудің жаңа тәсіліне көшесіз. Тек жылдамырақ, ыңғайлырақ және көптеген делдалдарсыз. Қазақстандағы шағын және орта бизнес үшін бұл процестерді күрделендірмей, оларды жеңілдетудің мүмкіндігі. Сондықтан барынша көп компаниялар қағаздан бас тартып жатыр, себебі «осылай болу керек» емес, себебі басқа жолмен жұмыс істеу тиімді емес.